内容証明郵便の書き方

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内容証明

内容証明郵便

内容証明の書き方と注意点

内容証明とは、相手方にこちらの意思を表示したり通知する際に、確実に相手方にこちらの意思を◎年△月◆日に伝えたという証明を第三者である郵便局にしてもらう郵便の事です。

内容証明の制度と仕組み

内容証明郵便とは、誰にでも作成する事ができる手紙ですが、差出日付、差出人、宛先、記載された文書を特殊会社である郵便事業株式会社(通称: 〒)が謄本により証明する制度が、「内容証明」というものです。

必要な用紙は文房具店やコンビニでも販売しています。作成した後は、発送の手続きをするだけです。

郵便認証司が認証します

2007年9月30日までは郵便職員はすべて公務員だったので認証にあたることができたが、郵政民営化にともない民間会社員となったため、2007年10月からは、郵便事業株式会社又は、郵便局株式会社の社員の中から

総務大臣が任命する「郵便認証司」が認証することとなっています。

この「認証司の証明」はとても重要になります。将来万一裁判になったとしても、これを証拠として提出したときには、少なくともその内容の手紙をその当時相手方に送ったという事実について、完全に証明できる証拠価値の高いものとなりますので、上手に活用する事は、様々な法的トラブルを解決するための重要な道具となります。特に慰謝料の請求や債権回収には大きな効果を発揮します。

同時に配達証明も利用すると、郵便物が配達された事実の証明および配達日付の確認が可能です。一般的には、法的紛争もしくは紛争予防のための証拠とすることを意図されることが多いため、配達証明と併用することが一般的です。

手続きと内容証明の意味と注意点

  • 書面の表現が脅迫などの行き過ぎにならないように注意
  • 郵便事業株式会社が手紙の内容と配達した事を公に証明してくれる郵便の事
  • 保存期間は5年間

内容証明の書き方について(日本郵便のHP)

内容証明のひな型

文章は簡潔に、相手に要点を伝えるということです。具体的にどのような証拠を持っているとかいうことも必要ありません。

内容証明書面のサンプル

<ポイント>

上記の「内容証明のサンプル文書」のポイントは次の通りです。

  • 不倫関係である事実-(配偶者がいる事を知っていた)
  • 2人で一緒に行った「ホテル名と日時」
  • 不貞行為(不法行為)である旨の通知-(例:妻としての立場を侵害、平穏で円満な夫婦関係の維持が困難)
  • 交際の中止を求める
  • 慰謝料を具体的に請求する-(金額は具体的に記載する)
  • 支払いの期限を設ける
  • 請求相手が未払いの場合の対処も通知する-(法的手段について記載)

内容証明郵便の注意点

必ず「一般書留扱い」で

速達、一般書留、引受時刻証明、配達証明、特別送達、本人限定受取、代金引換および配達日指定以外のオプションサービスとすることはできません。文書以外の物、例えばゆうパックを内容証明の対象とすることはできません。

なお、配達を行う事業所のある郵便局および指定されている一部の郵便局の窓口で差し出さなければならず、集配を行わないところでは受付ができません。但し、これらの受付可能なところでは、郵便局会社の窓口だけではなく時間外の窓口(ゆうゆう窓口)においても、「認証司」が執務していれば受付ができます。

尚、インターネットを利用した内容証明であれば特定郵便局まで行かずとも内容証明は24時間出すことができます。

<留意点>

内容証明はあくまでも「文書の存在とその内容を郵便事業が第三者として証明する」ものですので、文書の法的な正当性の有無については一切関知しませんし、文書に関して紛争が生じたとしても関与しません。

<書き方>

行数には26行以内(袋とじの場合は片面13行以内)、字数には1行20字以内という制限があります。それから、原則として使用できる文字は「漢字・仮名・数字」のみで(英字を用いた固有名詞は許される。)、句読点や括弧(「」、()、〔〕)なども1字として数えられます。
また、「①」などは2字に数えられることもありますので、①②などの特殊記号はできるだけ使用しないほうがよいです。

内容証明の出し方

郵便窓口へ文書1通に謄本2通を添えてお出しください。

内容文書・謄本とも、用紙の大きさ、記載用具を問いませんから、市販の内容証明用紙以外の用紙を用いても、また、コピーにより作成してもかまいません。
郵便に付するときに正本1通と謄本2通を作成する必要があります。正本は送達され謄本の1通は5年間保存し、もう1通は差出人が保存するために返却されます。
この内容証明に文書以外の資料等を同封することは認められていません。

謄本の字数・行数は1行20字(記号は、1個を1字とします。以下同じとします。)以内、1枚26行以内で作成する必要があります。
ただし、謄本を横書きで作成するときは、1行13字以内、1枚40行以内または1行26字以内、1枚20行以内で作成することができます。

用紙は自由。内容証明用の原稿用紙(文具店でも販売しています)を利用すれば文字数制限を使う必要はありません。ただし、郵便事業での文書の保存期間は5年となるため感熱紙などの保存に適さない用紙は使用できません。

一般に内容証明郵便の作成は誰にでも出来ます、その場合の費用は次の通りです。料金については変更がある場合もありますので、必ず上記リンク先の日本郵便のページを参照してください。

内容証明1通のうち1枚目420円,2枚目以降から250円
封筒に貼る切手代が必要(普通郵便料+書留料420円+配達証明料300円)で,普通郵便料が80円の場合は,合計800円。
たとえば,甲さんから丙さんへ,1通2枚の内容証明郵便を出すと,証明料670円+封筒に貼る切手代800円の合計1,470円が必要になります。

専門家に頼んだ場合の手数料は、内容にもよりますが一通1.5~2.5万円前後が料金の相場となっているようです。通常はこの料金に次の手数料が含まれているケースが多いようです。

打ち合わせ(面談)...1回
起案作成料
送付代行料
作成する内容証明書...2頁程度まで・起案作成料
上記以外には、手数料は別途となりますが、代理人名(専門家)による内容証明書の送付(通知代理・回答代理)や被差出人(相手)の公簿調査(住所・氏名などの確認)なども行われています。

 

内容証明郵便の使用は、浮気相手に対する慰謝料請求に使用されたりするなど、探偵業務と密接な関係にありますので、ここでご紹介しておきます。

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